有人说，设计工作中的时间，很大一部分被浪费在了寻找所需的图像文档上。也有人说，时间的三分之一都耗费在搜寻资料的过程中。
当图文档散落在不同的终端设备中，查找所需资料的过程变得尤为繁琐，究其根本原因，在于 图文档管理 的无序。我们都不希望把宝贵的时间消耗在这些重复的工作中。

一、高效找图的解决方案：电子仓库

为解决这一问题，我们可以建立一个图文档的电子仓库。这如同服务器上分出的一块专属空间，用于集中存放和管理图纸和文档。电子仓库的管理由专业的管理员负责。
上传至电子仓库的文档都将经过系统加密，并保存在服务器上。存储目录的设计类似于Windows操作系统中资源管理器的文件夹，这样的分类方式使得电脑上的图文档管理变得无比便捷。
相较纸质的资料，电子图文档管理的优势显而易见。很多时候，我们可能会将图文档直接存放在电脑桌面上，看似方便，但随着资料的增多，桌面逐渐堆满，不仅杂乱无章，还可能影响电脑的运行速度。为了更好地管理和记忆资料的存放位置，我们可以为所有图文档建立一份清单，进行分类管理。

二、图文档的分类

在对图文档进行分类时，可以将同一类型、同一项目、同一部门的图文档集中存放在相应的文件夹中。目录文件夹的数量应控制在三层以内。
在确定分类后，还需在管理系统设置对应的图文档编码和命名规则。例如，一个典型的编码可以是「日期+部门+图纸类型+序列号」。这种方式有利于识别和查找所需资料。

三、图文档的搜查

图文档管理的终极目标旨在保护企业知识资产，同时让图文档发挥最大价值。高效的检索功能可以帮助我们快速找到所需的资料，节省宝贵的时间。

以下是几种常见的搜查方式：

1. 关键词搜索：关键词的顺序不影响搜查结果，支持模糊搜索。
2. 名称和后缀搜索：可以通过文件名称或后缀进行搜索。
3. 编码搜索：输入编码即可直接查询。
4. 状态查询：根据图纸文档的不同使用状况进行查找，如检出、检入、发布等。
5. 作者和时间查询：通过作者名称、创建时间和修改时间来查找图文物档。
6. 文件类型搜索：可以根据文件的类型进行模糊搜索。
7. 自定义属性搜索：支持复杂的条件组合搜索。

高效找图不仅能节省时间，还能提升设计效率，让工作更加轻松愉快。